안녕하세요. 이지이지입니다.
이번 포스팅에서는 한글에서 메일머지를 사용하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
메일머지란?
메일머지는 여러 사람의 이름, 주소 등이 들어가 있는 데이터 파일과 서식 파일을 결합(merging)함으로써
이름, 주소 등만 다르고 나머지 내용이 같은 파일을 만들거나 출력하는 기능입니다.
(물론 이름, 주소 뿐만이 아닌 다른 내용도 가능합니다.)
메일머지를 수행하기 위해서는 데이터 파일과 서식 파일이 필요합니다.
서식 파일
메일머지에 사용할 기본이 되는 파일입니다. 한글 파일(hwp)로 작성합니다.
서식 파일에서는 메일머지에 사용할 기본적인 사항을 입력하며, 바뀌는 내용은 데이터 파일에서 가져오게 됩니다.
데이터 파일
메일머지에 사용할 데이터 파일입니다. 서식 파일에서 바뀌는 부분을 입력하는 파일입니다.
데이터 파일은 Outlook 주소록, 한글 파일, 한셀/엑셀 파일, DBF 파일 등에서 가져올 수 있으며,
이 포스팅에서는 가장 널리 쓰이는 엑셀 파일과 한글 파일에서 데이터 파일을 가져오는 방법에 대해 알아볼 것입니다.
| 엑셀을 데이터 파일로 사용하는 경우 |
1. 먼저 데이터 파일을 엑셀로 만들고 저장합니다.
예로 다음과 같은 파일을 "주소록.xlsx"로 저장하도록 하겠습니다.
● 필드 이름 / 필드 번호
한글 서식에서 필요한 부분입니다. 필드 이름 또는 필드 번호 중 하나가 필요합니다.
필드 이름은 반드시 입력하는 것이 좋습니다.
필드 번호는 우측으로 갈 수록 1씩 증가합니다.
● 레코드
메일머지를 실행했을 때 메일 머지 표시 달기 부분에 실제로 입력되는 내용입니다.
2. 한글 서식 파일을 만듭니다.
2-1. 먼저 메일 머지 표시를 달아주기 위해 마우스 커서를 표시를 달 부분에 두고(아래 이미지에서 형광펜 부분),
[도구]-[메일 머지]-[메일 머지 표시 달기]를 클릭합니다. (단축키: Ctrl+K,M)
메일 머지 표시: 표시를 한 부분에 데이터 파일에서 가져 온 레코드가 입력됨.
아래의 예에서는 메일머지 표시 달기를 세 번 수행해야 함.
2-2. 메일 머지 표시 달기 대화 상자가 나타나면 [필드 만들기]-[필드 번호나 이름 입력]-[넣기]를 클릭합니다.
● 필드 번호를 입력할 경우
엑셀 데이터 파일에서 맨 좌측이 1이며, 우측으로 한 칸 이동할 수록 1씩 증가합니다. 1번의 그림을 참고하세요.
● 필드 이름을 입력할 경우
엑셀 데이터 파일의 필드 이름과 동일해야 합니다. 1번의 그림을 참고하세요.
다음은 메일 머지 표시를 모두 단 화면입니다.
3. 메일 머지 만들기를 실행합니다.
3-1. [도구]-[메일 머지]-[메일 머지 만들기]를 클릭합니다. (단축키: Alt+M)
3-2. 메일 머지 대화상자가 나타나면 필요한 정보를 입력합니다.
● 자료 종류
데이터 파일로 사용할 파일을 선택합니다. 지금 예제에서는 엑셀파일을 데이터 파일로 하고 있으므로
한셀/엑셀 파일에 체크하고, "주소록.xlsx"를 찾아 선택합니다.
● 출력 방향
- 프린터: 프린터로 인쇄합니다. 인쇄 매수는 레코드의 개수만큼입니다. 이 예로는 6장이 출력됩니다.
- 화면: 미리보기 창으로 메일머지 결과를 보여줍니다.
- 파일: 메일 머지 결과를 한글 파일로 저장합니다.
- 메일: 메일 머지 결과를 메일의 본문으로 그대로 사용하거나 파일로 첨부하여 전자우편을 보냅니다.
※ 보통 화면을 선택하여 미리보기로 확인 후 프린터로 출력하는 경우가 많습니다.
- 쪽 번호 잇기: 체크하지 않으면 모든 출력물에 같은 쪽수가 표시됩니다.
1페이지에서 메일머지를 실행했다면, 모든 출려물의 페이지는 1페이지가 됩니다.
체크하였다면 출력물의 쪽수가 한 페이지씩 증가하게 됩니다.
- 필드 위치에 반영: 이 항목을 선택하고 메일 머지 표시를 표 안에 넣어 주면, 메일 머지 표시가 있는 위치를 정확히 읽어 해당하는 위치에 메일 머지 데이터를 보여 줍니다. (뒤에서 상세하게 설명드리도록 하겠습니다.)
3-3. 데이터 파일에서 데이터가 있는 시트명을 선택합니다.
3-4. 주소록 레코드 선택 대화상자에서 가져 올 목록을 선택합니다.
기본적으로 모두 선택이 되어 있으며, 마우스 클릭으로 선택 및 해제를 할 수 있습니다.
(3-5.) 필드 이름 연결 대화상자는 메일 머지 표시 달기에서 필드 번호를 입력했을 경우에만 나타나며, 필드 이름으로 입력했을 경우에는 나타나지 않습니다.
필드 이름 연결 대화상자가 나타나면 서식 파일(한글 파일)의 필드 이름(번호)와 데이터 파일(엑셀 파일)의 필드 이름을 연결하여 줍니다.
이번 예에서 2은 이름, 1은 우편번호, 3은 주소로 연결시켜줍니다.
데이터 파일을 엑셀 파일로 만들었을 경우의 메일머지 사용법은 여기까지입니다.~
| 한글을 데이터 파일로 사용하는 경우 |
1. 먼저 한글 파일로 데이터 파일을 만들어 줍니다.
위의 예와 일관성 있게 계속 주소록으로 예를 들어보겠습니다.
한글 데이터 파일의 이름은 "주소록.hwp"로 저장하였습니다.
한글 데이터 파일의 첫 줄에는 반드시 필드의 개수를 적어주어야 합니다.
위의 그림에서는 우편번호, 주소, 이름 세 가지 이므로 3으로 써 준 것입니다.
2. 한글 서식 파일을 만듭니다. 위에서 언급한 부분이 있으므로 주의해야 할 부분만 설명드리도록 하겠습니다.
한글 파일을 데이터 파일로 사용할 경우, 서식이 되는 한글 파일에서 메일 머지 표시를 달 때,
필드 만들기에서는 반드시 필드 번호만을 사용해야 합니다.
3. 나머지 과정은 위의 엑셀을 데이터 파일로 사용하는 경우와 동일하며,
자료 종류를 선택할 때, 한글 파일에 체크하는 것만 주의하시면 되겠습니다.
| 표를 이용하여 종이 절약하기 |
메일머지 기능은 기본적으로 쪽 단위로 데이터를 구분하여 출력하는 바람에, 종이가 낭비된다는 문제점이 있습니다.
그래서 이 글을 보시는 분들께서는 표를 이용해 다음 쪽이 아닌 같은 쪽이 오른쪽 셀 또는 아래쪽 셀에 메일머지된 데이터가 나오며 어떨까?라고 생각해 보신 분들도 있을 것입니다. 지금부터 스킬 들어갑니다.
1. 엑셀을 데이터 파일로 사용하는 경우
→ 엑셀 데이터 파일에서는 필드 이름의 개수를 늘력주고,
한글 서식파일에서는 메일 머지 표시를 더 많이 달아주는 방식입니다.
2. 한글을 데이터 파일로 사용하는 경우
→ 한글 데이터 파일에서는 필드의 개수를 늘려주고,
한글 서식 파일에는 메일 머지 표시를 더 많이 달아주는 방식입니다.
적용해 보시면 처음보다는 좀 더 종이절약이 가능하지만 너무 번거로워 잘 손이 안 가는 스킬입니다.
그리고 그냥 참고만 하시고, 기억하지 않으셔도 됩니다.
왜냐하면 다음에서 설명할 라벨을 이용하면 디자인 등 조금 제약 사항이 있기는 하지만
표에 메일머지 기능을 아주 쉽게 적용할 수 있고, 표에 있는 모든 셀에 데이터를 입력해 주기 때문입니다.
| 라벨을 이용해 메일머지 만들기 |
※ 데이터 파일은 맨 위에서 작업한 엑셀 파일(주소록.xlsx)을 사용하도록 하겠습니다.
1. [쪽]-[라벨]-[라벨 문서 만들기]를 차례대로 클릭합니다.
2. 사용자가 원하는 라벨 문서를 선택합니다.
실제 라벨지로 인쇄하고자 한다면, 라벨지 포장지에 다음 그림의 빨간 상자 안에서처럼 라벨지 번호가 있으니
그 번호를 찾아 선택하도록 합니다.
3. 메일 머지 표시를 달아줍니다.
4. [도구]-[메일 머지]-[메일 머지 만들기]를 클릭 후, 메일 머지 만들기 대화상자가 나타나면
필요한 정보를 입력합니다. 여기서는 엑셀 파일이 데이터 파일이므로 한셀/엑셀 파일에 체크하고,
데이터 파일을 선택해줍니다.
5. [시트 선택] 대화 상자에서 데이터가 있는 시트를 선택합니다.
6. 주소록 레코드 선택 대화상자에서 가져올 레코드를 선택합니다. 기본적으로 모든 레코더를 가져옵니다.
7. 다음과 같이 메일 머지 결과 화면이 나오는데, 위에서 얘기했듯
라벨 문서를 이용해 메일머지를 만들게 되면, 한 레코드 당 한 페이지를 사용하는 것이 아니라
셀의 우측부터 채우고, 우측의 셀이 다 채워지면 다음 아래 줄을 채우게 됩니다.
여기까지가 라벨을 이용한 메일머지 사용하기 였으며, 지금부터는 팁 몇 가지를 알려드립니다.
Tip 1. 라벨 추가하기
라벨을 선택할 때 원하는 라벨이 없다면 라벨을 사용자 마음대로 추가할 수 있습니다.
라벨 문서를 만들 때 "+"를 클릭해 사용자가 원하는 대로 라벨을 만들면 됩니다.
Tip 2. 표의 크기와 모양 편집하기
기본적으로 라벨은 표의 크기와 모양을 편집하지 못하게 보호되어 있습니다.
이 보호를 해제하기 위해서는
표 안의 아무 셀에 마우스 커서를 가져다 둔 다음 마우스 우측 버튼 클릭
[표/셀 속성]-[크기 고정]에 체크를 해제하면 됩니다.
Tip 3. 글자 크기나 색깔 설정하기
메일머지가 되는 내용의 폰트 크기나 색깔 등 속성을 바꾸기 위해서는 한글 서식 파일에서 메일 머지 표시 부분을 바꾸면 됩니다.
Tip 4. 필드 위치에 반영
메일 머지 만들기 대화상자에서 출력방향의 [필드 위치에 반영]에 체크를 하면,
정확히 메일 머지 표시를 단 부분에만 메일머지가 이루어집니다.
라벨 문서를 이용하여 메일머지를 작성했을 때 위의 예에서 보면
첫 번째 셀에만 메일 머지 표시를 달았고, 저절로 우측 셀과 다음 행의 셀에 데이터가 채워지는 것을 볼 수 있었습니다.
하지만 [필드 위치에 반영]에 체크를 하고 메일 머지를 만들게 되면
데이터 파일에서 가져오는 값은 쪽수를 넘겨가며 첫 번째 셀에만 채워지게 됩니다.
지금까지 한글에서 메일머지 사용법에 대해 알아보았습니다.
메일머지의 거의 모든 것을 다루었으니 참고하여 유용하게 사용하세요~~~
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